Software di manutenzione delle strutture: perché le aspettative non soddisfano la realtà

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Software di manutenzione delle strutture: perché le aspettative non soddisfano la realtà
Impostazioni

di Patrick Sim

Il software dovrebbe semplificare la vita. Purtroppo, non è sempre così per molti gestori di strutture. Abbiamo sentito molte storie di falliti software di manutenzione della struttura implementazioni da parte dei gestori delle strutture. Secondo affidabileplant.com, l’80% delle implementazioni del software CMMS fallisce.

Perché c’è stato un così alto tasso di fallimento? Esaminiamo le ragioni.

Motivi per cui il software di manutenzione della struttura delude

1. Software in sede

Il software CMMS legacy richiede server in sede. Moderno Sistemi CMMS dall’altro, sono generalmente basati su cloud e forniti tramite un modello Software-as-a-Service. I sistemi basati su cloud sono diventati prevalenti per una buona ragione. Supportano il lavoro a distanza. Possono essere facilmente aggiornati e supportano le app mobili. Il software SaaS tende ad essere più economico e facilmente scalabile. Dati i progressi della tecnologia cloud, non ci sono più ragioni per scegliere il software on-premise. Il software cloud può anche essere reso più sicuro delle installazioni in sede.

I responsabili delle strutture che scelgono di implementare il software in sede dovrebbero affrontare costi di installazione elevati e lunghi periodi di implementazione. Al giorno d’oggi, i gestori delle strutture dovrebbero semplicemente stare alla larga dai sistemi CMMS che non sono basati su cloud.

2. Mancanza di aggiornamenti

Associata al software in sede è la difficoltà di inviare aggiornamenti. I sistemi legacy venivano aggiornati di rado o per niente. I moderni sistemi SaaS CMMS, d’altro canto, possono essere aggiornati con una frequenza settimanale.

Al giorno d’oggi, la maggior parte di noi è abituata a software che vengono aggiornati di frequente. Pensa al numero di volte in cui le app mobili sul nostro telefono richiedono aggiornamenti. Per fornire nuove funzionalità, risolvere bug, garantire la compatibilità con altre modifiche al sistema, supportare nuove integrazioni e migliorare l’esperienza dell’utente, sono necessari aggiornamenti frequenti. Ad esempio, ci sono molti sensori IOT che dovrebbero essere integrati per ottenere il rilevamento automatico dei guasti.

Quindi i gestori delle strutture dovrebbero cercare il software CMMS che migliora frequentemente. Aggiornamenti frequenti sono indicativi di un team di sviluppo forte e attivo che supporta il software. Il software CMMS che rimane statico sarà presto obsoleto. Ancora più importante, cerca il software CMMS guidato da sviluppo del prodotto guidato dal cliente. Ciò significa che è più probabile che lo sviluppatore del software CMMS sia ricettivo ai tuoi suggerimenti per miglioramenti e che la tua nuova funzionalità dei sogni possa effettivamente diventare realtà nel prossimo futuro.

3. Necessità di un’ampia formazione

Gli sviluppatori di software CMMS possono adottare una delle due filosofie in termini di quanta formazione è necessaria per utilizzare il software. La scuola di pensiero tradizionale è che la gestione delle strutture è un campo complicato ed è inevitabile che sia necessaria una formazione formale per utilizzare correttamente il software. Alcuni software potrebbero anche richiedere una formazione a pagamento.

Un approccio più recente è la convinzione che spetti allo sviluppatore del software CMMS l’onere di rendere il software così semplice e intuitivo che per l’utilizzo di base, la maggior parte degli utenti può acquisirlo in modo naturale senza alcun addestramento; e per gli utenti più avanzati, possono imparare da soli utilizzando i tutorial video disponibili.

Gli sviluppatori di software CMMS che si spostano verso l’auto-configurazione si concentreranno sulla fornitura di un’ottima interfaccia utente / UX (interfaccia utente / esperienza utente), suggerimenti tempestivi in-app, sviluppando una base di conoscenze completa che include dimostrazioni video e miglioramenti UX iterativi basati sull’attività di utilizzo effettiva.

Se un software CMMS basato su cloud si sforza di non avere una “formazione” formale necessaria per la maggior parte degli utenti, significa naturalmente un tempo di implementazione più breve, meno costi di implementazione e un maggiore utilizzo da parte di tutte le parti. La disponibilità di risorse di auto-aiuto online significa anche una minore dipendenza dall’assistenza clienti.

Dal punto di vista del Facility Manager che implementa un nuovo software CMMS, è meglio utilizzare un software in cui è possibile ottenere il successo anche senza la necessità di una mano da parte dell’assistenza clienti, piuttosto che rischiare di essere frustrati dalla lenta risposta dell’assistenza clienti.

Nel settore della gestione delle strutture, dove alcuni utenti potrebbero essere meno esperti di tecnologia, l’enfasi su una grande esperienza utente è ancora più importante. Questo spesso può fare la differenza tra il successo e il fallimento dell’implementazione.

4. Non mobile

Essere mobile fa parte della fornitura di una grande esperienza utente (UX). Se un software CMMS ha solo app Web desktop e non supporta app mobili, questa è una chiara indicazione della mancanza di attenzione alla UX. Facility Manager, tecnici e richiedenti al giorno d’oggi si aspettano di interagire in movimento. Questo è ancora più importante negli ambienti di lavoro a distanza indotti dal COVID.

In FacilityBot, abbiamo fatto un ulteriore passo avanti. Riteniamo che richiedere ai richiedenti di scaricare una nuova app mobile e di effettuare l’accesso causi troppi problemi e riduca l’utilizzo. Gli occupanti dell’edificio hanno già troppe app mobili sui loro telefoni e sarebbero riluttanti a scaricare una nuova app mobile solo per interagire con il gestore della struttura. Un comportamento molto più naturale è supportare la messaggistica. Ecco perché abbiamo creato FacilityBot per essere messaggistica prima, dove gli occupanti dell’edificio possono inviare le richieste direttamente al sistema dove verranno emesse, automaticamente assegnate e gestite correttamente.

5. Ostacoli all’integrazione

I sistemi di Smart Facilities Management devono essere aperti all’integrazione per supportare la crescente disponibilità di sensori IOT e sistemi di gestione degli edifici connessi. Se non vedi la documentazione API pubblicamente disponibile per il sistema CMMS, sarebbe ragionevole credere che quel sistema CMMS non sia aperto all’integrazione.

I sistemi CMMS che non sono aperti all’integrazione significano che ci sarebbe una barriera all’automazione. Ad esempio, le informazioni sugli asset non possono essere sincronizzate con un sistema ERP e i sensori di fermo delle apparecchiature non possono creare automaticamente un ticket all’interno del sistema CMMS.

6. Costi nascosti

Una causa frequente di delusione nell’implementazione di CMMS per Facility Management è dove ci sono costi nascosti nella distribuzione. I costi nascosti possono assumere la forma di costi di installazione, formazione e installazione, spesso presentati come costi di “consulenza”. Chiaramente, tali costi sono più probabili per i sistemi locali legacy che richiedono alti livelli di formazione formale. Altri costi nascosti tipici includono le tariffe per l’accesso alle API, i costi di terminazione o i costi aggiuntivi per l’utilizzo delle funzionalità.

Tendono ad esserci meno costi nascosti nei sistemi SaaS basati su cloud. Per evitare costi nascosti, fai attenzione anche a prezzi trasparenti pubblicamente elencati sul sito web. Laddove i prezzi non sono elencati pubblicamente, è ragionevole sospettare che il fornitore del sistema CMMS possa praticare prezzi discriminatori e potresti non essere a conoscenza dell’intero quadro all’inizio.

Il software SaaS basato su cloud ha anche il vantaggio di essere scalabile. Il prezzo, ad esempio, può essere basato sul numero di account richiesti. Ciò significa che la gestione delle strutture può iniziare con un piano di abbonamento a basso costo, garantire che l’implementazione sia semplice, l’esperienza dell’utente è buona, l’assistenza clienti è adeguata e i costi nascosti sono assenti, prima di aumentare il proprio impegno.

Le buone notizie

Abbiamo sentito troppe storie di fallimenti nell’implementazione del software CMMS. Crediamo che questo non debba essere il caso. La buona notizia è che ora ci sono software CMMS basati su cloud che sono ricchi di funzionalità, facili da usare e distribuire e a prezzi ragionevoli, che dovrebbero deliziare piuttosto che frustrare i gestori delle strutture. In effetti, al contrario, riteniamo che ci dovrebbero essere poche ragioni per i gestori delle strutture di non utilizzare il software CMMS per digitalizzare e automatizzare i propri processi.

Circa l’autore

Patrick SimPatrick Sim, co-fondatore di FacilityBot. I miei interessi includono la creazione di un sistema di gestione delle strutture incentrato sulla messaggistica che i gestori delle strutture adorano e la creazione di altri sistemi software.

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